Gestión y administración sanitaria: febrero 2020

1. PROCESOS DE LAS COMUNICACIONES.

Elaboración propia

Planificar las Comunicaciones es el proceso para determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto y para definir cómo abordar las comunicaciones.
Para planificar las comunicaciones se deben de responder a una serie de preguntas tales como:

¿Qué información necesitan los interesados?
¿Cuándo necesitarán la información?
¿Cuántos canales hay involucrados?
¿Quién se comunica con quién?
¿Quién recibirá la información?
¿Cómo se distribuirá la información?
¿Qué tecnología utilizaremos?
¿Con qué frecuencia será la comunicación?

El proceso Planificar las Comunicaciones está estrechamente vinculado con los factores ambientales de la empresa, puesto que la estructura de la organización tendrá un efecto importante sobre los requisitos de comunicaciones del proyecto.

Elaboración propia

Una planificación incorrecta de las comunicaciones conlleva:

- Demoras en la entrega de mensajes.

- Falta de comunicación con los interesados.

- Errores en los destinatarios de la información (Puede llegar a ser muy grave cuando se trata de información sensible).

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

- Análisis de los requisitos de las comunicaciones: Definir los canales y las necesidades de comunicación de los interesados.

La cantidad de interesados determina la complejidad de las comunicaciones del proyecto.

- Tecnología de las comunicaciones: Hace referencia a los distintos medios de comunicación, los métodos más utilizados para transferir información entre los interesados del proyecto.

El tipo de tecnología varía en función de la urgencia, la tecnología existente, las competencias del personal, los entornos de trabajo, etc...

- Modelos de comunicación.

Bloqueadores de la comunicación

Los bloqueadores de comunicación son frases o preguntas que pueden causar mala comunicación o dificultan la comunicación efectiva, como resultado del idioma utilizado, expresiones coloquiales, tonos, expresiones idiomáticas, etc.

El mensaje original puede sufrir cambios o fallas de interpretación debido a los ruidos:

o Contexto.

o Mala codificación.

o Hostilidad.

o Lenguajes.

o Cultura.

o Experiencias.

o Nivel de educación.

o Distancias entre miembros, etc.

- Métodos de comunicaciones: Podemos clasificarlos en Comunicación interactiva (intercambio multidireccional), Comunicación de tipo Push (enviada a receptores específicos) y Comunicación de tipo pull (grandes volúmenes de información).

- Reuniones: Del equipo de Proyecto.

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2. ANÁLISIS DE LOS REQUISITOS DE LAS COMUNICACIONES.

Es importante tener en cuenta y analizar los interesados en el proyecto para valorar sus necesidades de información y las fuentes para las mismas. Así como dónde están ubicados, qué necesidades de información tienen, cuando deben recibir la información y quiénes van a tener acceso a qué tipo de información.

Los canales de comunicación determinan la complejidad de las comunicaciones del proyecto.

La fórmula para calcular los canales de comunicación es:

Número de canales = (n x (n-1)) / 2

Donde n es el número de interesados.

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3. TECNOLOGÍA DE LAS COMUNICACIONES.

Determinar qué tipo de tecnología se utilizará para la distribución de la información. Los factores que pueden afectar son:

3.1 Plan de gestión de las comunicaciones.

Elaboración propia

La comunicación crea puentes entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales, niveles de experiencia y perspectivas e intereses diversos en la ejecución o resultado del proyecto, de ahí la importancia de la planificación.

Dimensiones de la comunicación son, entre otras:

Interna (dentro del proyecto).
Externa (cliente, otros proyectos, medios de comunicación, público.

Formal (informes, memorandos, instrucciones).
Informal (correos electrónicos, conversaciones ad hoc).

Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organización).
Horizontal (entre colegas).

Oficial (boletines, informe anual).
No oficial (comunicaciones extraoficiales).

Escrita.
Oral.

Verbal.
No verbal (inflexiones de voz, lenguaje corporal).

En el plan de gestión de las comunicaciones se definen las acciones a llevar a cabo para que el proyecto llegue a buen fin, así como medidas correctores y mecanismos de feedback.

3.2 Distribución de la información.

Distribuir la Información es el proceso que consiste en poner la información relevante a disposición de los interesados en el proyecto de acuerdo con el plan establecido.

Este proceso se ejecuta a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto y en todos los procesos de dirección.

Existen diversas maneras de distribuir la información:

Elaboración propia

En cualquier caso, es importante que la comunicación sea EFECTIVA, es decir, dar la información necesaria en el menor tiempo posible y sin errores.

En la distribución de la información hay que considerar las habilidades de comunicación que incluyen asegurarse de que las personas correctas reciban la información que corresponda en el momento adecuado, según se define en el plan de gestión de las comunicaciones.

Como parte del proceso de comunicación, el emisor es responsable de hacer que la información sea clara y completa para que el receptor pueda recibirla correctamente, y de confirmar que se ha entendido apropiadamente. El receptor es responsable de asegurarse de que la información sea recibida en su totalidad y entendida correctamente.

3.3 Sistemas de recopilación y recuperación de la información. Formatos y diseños.

La información puede recopilarse y recuperarse a través de una gran variedad de medios, entre los que se incluyen:

Sistemas manuales de archivo.
Bases de datos electrónicas.
Software de gestión de proyectos.
Sistemas que permiten el acceso a documentación técnica como planos de ingeniería, especificaciones de diseño y planes de prueba.

Un claro ejemplo de este tipo de sistemas lo podemos encontrar en la Biblioteca de Alcalá (enlace en bibliografía) en la que se pueden distinguir tres sistemas básicos de recuperación de la información:

Catálogos de biblioteca: Es el inventario o relación de los fondos de la biblioteca, y contiene la descripción de cada uno de los documentos, convirtiéndose en un instrumento para la identificación y localización de los mismos. Llamamos OPAC (On-line Public Access Catalog) al catálogo automatizado de la biblioteca.

Bases de datos bibliográficas: Son conjuntos de información estructurada en registros (que describen documentos), y almacenada en un soporte electrónico legible desde un ordenador. Su finalidad es organizar dichos registros para, posteriormente, poder realizar búsquedas y recuperar la información. Hay dos tipos de bases de datos: referenciales (ofrecen los datos identificativos de los documentos y, a veces, un resumen o abstract), y a texto completo (incluyen el texto completo de los documentos).

Buscadores de Internet: Son aplicaciones que rastrean la red recopilando datos e información sobre las páginas web, e incorporando esta información en su propia base de datos.

4 .CONVOCATORIAS DE REUNIONES: PRESENCIALES Y VIRTUALES.

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5. INFORMES SOBRE EL RENDIMIENTO E INFORMES Y MEMORANDOS INTERMEDIOS DEL PROYECTO. PRESENTACIONES, RETROALIMENTACIÓN E INFORMACIÓN A LOS INTERESADOS.

Una de las obligaciones del director de proyectos es mantener informadas aquellas personas que tienen un interés directo sobre el proyecto, siendo la dirección de la organización y el cliente las más importantes. La forma más habitual de hacer esto es mediante los informes de seguimiento del proyecto.

¿POR QUÉ?

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6. PROCESOS DE CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS PROYECTOS.

6.1 Presentación de resultados de proyectos: informes y gráficos.

Un informe debería contar con una estructura ordenada, claridad expositiva, redacción eficaz y brevedad.

LA ESTRUCTURA

La estructura debe permitir retener los puntos principales del mismo en una lectura rápida, casi en diagonal. Y, si la extensión del informe no lo permite, se debe optar por la fórmula del resumen ejecutivo.

PARTES DEL INFORME

Introducción. Presenta la situación objeto del informe y le proporciona al lector la información básica para comprender el resto del documento.
Antecedentes. Reflejan las razones que nos han llevado a elaborar ese informe, aportando los datos, recursos o metodologías anteriores que han influido en el tema a tratar. También se destacarán las partes pertinentes del estudio DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades).
Metodología. Se incluye información sobre el método que hemos usado o pretendemos emplear para abordar el tema propuesto en ese informe detallando todos los procedimientos. También es necesario explicar todos los vocablos técnicos utilizados con paréntesis y pies de página.
Resultados. Señalan “lo que hay”, las realidades positivas o negativas que han surgido como consecuencia del empleo de la metodología propuesta y los antecedentes expuestos. En esta parte, los gráficos y tablas pueden ser muy informativos, pero conviene alternarlos con texto para no recargarlo de cifras.
Limitaciones. Mencionan los datos o fuentes que no se han podido incluir o no se han podido consultar o contrastar al redactarlo.
Conclusiones. Conclusiones a las que ha llegado para lograr modificar la realidad o la situación objeto de análisis.
Recomendaciones. Fruto de sus reflexiones y análisis previos.
Información complementaria. En los anexos se incluyen algunas citas de fuentes secundarias, contrastes con otros datos, comparativas con empresas y fuentes fidedignas para reforzar la tesis central que se expresará en el nudo del informe.

Los diferentes tipos de gráficos y diagramas contribuyen a facilitar su interpretación de una manera mucho más rápida y visual. Ponen de relieve la relación entre los elementos de un conjunto o sistema de forma conceptual, haciendo destacar los patrones y tendencias con información relevante.

Incorporar estos elementos gráficos en los modelos de comunicación interna y externa de cualquier actividad resulta muy útil, ya que contribuyen a tomar mejores decisiones que mejoran los resultados.

Los gráficos y diagramas que aportan información de valor están presentes en todo tipo de medios y canales profesionales, corporativos y educativos. Familiarizarse con ellos es importante no solo para crearlos si no también para saber interpretarlos.

7. LEGISLACIÓN VIGENTE EN EL DESARROLLO DE PROYECTOS SANITARIOS Y BIOMÉDICA.