Las compras y la logística sanitaria adquieren cada vez más relevancia en los planes y estrategias de las organizaciones sanitarias, ante las demandas de innovación, calidad, respuesta, seguridad y eficiencia planteadas por los ciudadanos y la sociedad actual al sistema sanitario. Ello implica una mayor exigencia técnica a los profesionales sanitarios y a los responsables del aprovisionamiento, al objeto de proveer a las unidades asistenciales de los materiales necesarios para su actividad diaria, aportando así valor al mismo proceso asistencial y repercutiendo directamente en el beneficio del paciente.
El departamento de compras de una organización sanitaria se caracteriza por tener una gran cantidad de clientes internos con diversidad de necesidades. Esto es, multitud de puntos de solicitud desde donde se requieren necesidades de aprovisionamiento distintas, lo que conlleva una gestión compleja de miles de procedimientos de compra con cientos de proveedores (petición de oferta, concursos, pedidos, recepción, etc.) y millares de procesos internos de comprobación, confirmación y aceptación documental.
¿Qué son las comisiones de compras?
Se trata de un órgano colegiado encargado de la selección de productos sanitarios y nuevos productos. Éstas pueden ser de carácter permanente o no permanente
También tiene responsabilidad en la adecuación y confección de los informes técnicos y de su aplicación.
Objetivos
- Proporcionar información normalizada con tal de facilitar la elección de nuevos productos.
- Facilitar su uso de manera adecuada.
- Servir como instrumento para facilitar la formación del personal.
- Facilitar la gestión administrativa.
- Controlar el consumo.
1.1. Composición de la comisión de compras.
Comisiones Permanentes:
· Director Asistencial· Directora de Enfermería
· Director Económico-financiero
· Responsable de Prevención de Riesgos
· Supervisora de Unidad de Medicina Intensiva
· Supervisora del Bloque Quirúrgico
· Responsable de Farmacia
· Responsable de Compras
· Responsable de Aprovisionamiento
Comisiones No permanentes: En función del tipo de material a tratar.
Al tener una composición mixta (sanitarios y área económica) se realiza una función doble técnica y económica, que permite la toma de decisiones fundada en ambos conceptos en lugar de solamente una visión puramente técnica o económica.
2. APROVISIONAMIENTOS DE CENTROS SANITARIOS.
El aprovisionamiento es una función destinada a poner a disposición de la empresa todos los productos, bienes y servicios del exterior que son necesarios para su funcionamiento.
Abarca 3 áreas: compras, almacenamiento y gestión de inventarios, que aportan técnicas y procedimientos que permitan lograr el mejor resultado del aprovisionamiento en su conjunto. En definitiva este término engloba el conjunto de actividades que realiza una empresa con el fin de disponer de los materiales adecuados, en el momento oportuno y al mínimo coste posible.
El aprovisionamiento es una función destinada a poner a disposición de la empresa todos los productos, bienes y servicios del exterior que son necesarios para su funcionamiento.
Abarca 3 áreas: compras, almacenamiento y gestión de inventarios, que aportan técnicas y procedimientos que permitan lograr el mejor resultado del aprovisionamiento en su conjunto. En definitiva este término engloba el conjunto de actividades que realiza una empresa con el fin de disponer de los materiales adecuados, en el momento oportuno y al mínimo coste posible.
Al igual que lo ocurrido en otros sectores y gracias a las nuevas tecnologías, los aprovisionamientos en el sector sanitario presentan importantes oportunidades de mejora para los hospitales, efectuando sus procesos de aprovisionamiento electrónicamente a través de Internet (e-procurement).
La aplicación de la logística al ámbito sanitario supone que las actividades que hay que desarrollar en un centro sanitario se agrupan en los siguientes subsistemas:
Los sistemas de compras (suministros, almacenes, inversiones, etc.), la facturación de servicios, los modelos analíticos de cada hospital, las políticas, los objetivos, los modelos de auditoría, etc., son aspectos fundamentales para el funcionamiento particular de cada centro sanitario y del sistema en general.
El sistema logístico de un hospital está formado por los puntos de producción, almacenamiento, transporte y tratamiento de la información que se generan en todo el circuito del centro.
2.1. Costes.
Es más que evidente que el mantenimiento de stocks (existencias) es oneroso pero que también su falta en el momento en que son necesarios provoca costes en la empresa, y si se trata de centros sanitarios es aún más grave ya que se trata de recursos necesarios para el tratamiento de enfermedades.
Así pues, el nivel de inventarios está relacionado con dos preguntas básicas: ¿Cuánto? Y ¿Cuándo?; y tiene efectos contrapuestos sobre distintos tipos de costes.
Conocer el coste de los materiales atiende a los siguientes objetivos:
- El cálculo del coste de las compras, del consumo de los materiales y su repercusión en el coste del producto y valoración de las existencias finales.
- Ayudar a la toma de decisiones sobre la planificación y control de los materiales en un intento continuo de mejorar su eficiencia y productividad.
Se trata de buscar un equilibrio entre el mantenimiento de un nivel adecuado de inventario y reducir al máximo el coste de ese mantenimiento y posesión.
El cálculo del coste de compra, el cálculo del consumo y la valoración de existencias plantea dos problemas: la valoración de las entradas y la valoración de las salidas y existencias.
2.2. Métodos de valoración de existencias.
En el caso de los centros sanitarios no es posible la identificación específica de los costes por lo que no podemos determinar el precio de las salidas y el valor de las existencias finales. Por ello, acudimos a los distintos criterios de valoración que desde el año 2008 (año en que entró en vigor el nuevo Plan General de Contabilidad) son el PMP y el FIFO.
En el método FIFO (first in, first out) las salidas se valoran al precio de las primeras entradas. De esta manera los consumos van quedando valorados a los precios más antiguos, mientras que las existencias finales quedan valoradas a los precios actuales.
En el método PMP (Precio Medio Ponderado) cada vez que se produce una nueva entrada con precio diferente al anterior se calcula la media ponderada de precio por cantidad.
3. IDENTIFICACIÓN DE FUENTES DE SUMINISTRO Y BÚSQUEDA DE LOS PROVEEDORES POTENCIALES. NORMATIVA DE CONTRATACIÓN PÚBLICA DE RECURSOS.
3. IDENTIFICACIÓN DE FUENTES DE SUMINISTRO Y BÚSQUEDA DE LOS PROVEEDORES POTENCIALES. NORMATIVA DE CONTRATACIÓN PÚBLICA DE RECURSOS.
La búsqueda y evaluación de proveedores se ha convertido en uno de los aspectos clave dentro de la gestión logística y comercial de cualquier compañía pública o privada.
A pesar de que la antigua cultura empresarial entendía la definición de proveedor como un agente relativamente externo a nuestra compañía, el proceso de digitalización al que se han visto sometidas las principales corporaciones sumado a un mercado donde las necesidades de los consumidores son más volubles que nunca han hecho entender la gestión de proveedores como uno de los pilares básicos para el desarrollo de cualquier compañía y para la Administración Pública también.
3.1. Contratos administrativos.
Los contratos del sector público podrán estar sometidos a un régimen jurídico de derecho administrativo, en cuyo caso será de aplicación la vigente ley de contratos: Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público; o de derecho privado en cuyo caso regirá el Código Civil.
La contratación pública es el procedimiento por el cual un ente del sector público selecciona a la persona física o jurídica que tiene que ejecutar una obra, prestar un servicio o suministrar un bien, para satisfacer una finalidad pública.
3.2. Características de los contratos.
El art 35 de la Ley de Contratos del Sector Público establece el contenido mínimo de los contratos administrativos.
2. El documento contractual no podrá incluir estipulaciones que establezcan derechos y obligaciones para las partes distintos de los previstos en los pliegos, concretados, en su caso, en la forma que resulte de la proposición del adjudicatario, o de los precisados en el acto de adjudicación del contrato de acuerdo con lo actuado en el procedimiento, de no existir aquéllos.
3.3. Tipos de contratos administrativos.
La Ley de contratos del Sector Público (LCSP) contempla los distintos tipos de contratos que pueden clasificarse en función de su objeto y de su régimen jurídico. En función de su objeto: típicos, mixtos y administrativos especiales
Los contratos típicos son los expresamente denominados por la Ley del siguiente modo:
· El contrato de obras.
· El contrato de concesión de obras.
· El contrato de concesión de servicios.
· El contrato de servicios.
· El contrato de suministro.
Los contratos mixtos son los que contienen prestaciones correspondientes a contratos de distinta clase que se fusionan en una sola contratación por estar vinculados entre sí o ser complementarios.
Los contratos administrativos especiales son aquellos cuyo objeto es distinto a los contratos típicos pero que satisfacen de forma directa una finalidad pública específica competencia de la Administración.
3.4. Procedimiento de contratación. Subastas.
Los órganos de contratación darán a los licitadores y candidatos un tratamiento igualitario y no discriminatorio y ajustarán su actuación a los principios de transparencia y proporcionalidad.
En ningún caso podrá limitarse la participación por la forma jurídica o el ánimo de lucro en la contratación, salvo en los contratos reservados para entidades especiales. La contratación no será concebida con la intención de eludir los requisitos de publicidad o los relativos al procedimiento de adjudicación que corresponda, ni de restringir artificialmente la competencia, bien favoreciendo o perjudicando indebidamente a determinados empresarios.
Información en el anuncio de licitación:
a) Los elementos objetivos a cuyos valores se refiera la subasta electrónica.
b) En su caso, los límites de los valores que podrán presentarse, tal como resulten de las especificaciones relativas al objeto del contrato.
c) La información que se pondrá a disposición de los licitadores durante la subasta electrónica y, cuando proceda, el momento en que se facilitará.
d) La forma en que se desarrollará la subasta.
e) Las condiciones en que los licitadores podrán pujar y, en particular, las mejoras mínimas que se exigirán, en su caso, para cada puja.
f) El dispositivo electrónico utilizado y las modalidades y especificaciones técnicas de conexión.
4. APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES.
4.1. El programa SIGLO en el SAS.
SIGLO es un sistema de gestión e información corporativo, que da soporte e integra los diferentes procesos y procedimientos en el ámbito de las compras y logística sanitaria en el SAS.
Abarca todo el proceso logístico integral, es decir desde la detección de las necesidades que se producen en los centros sanitarios, la contratación administrativa, el aprovisionamiento o compra, el almacenaje, la distribución a los diferentes puntos de consumo y finalmente la facturación y contabilización presupuestaria.
- El Centro de Empresas constituye una plataforma de información y servicios integrados de carácter económico y administrativo que opera a través del Portal de Internet del Servicio Andaluz de Salud.
- El Catálogo de Bienes y Servicios es el instrumento que identifica de manera ordenada y sistemática los bienes y servicios que se demandan en el Servicio Andaluz de Salud, expresados en términos generales. Se presenta en diferentes niveles de agregación, el nivel superior denominado Contrato y por orden decreciente hasta el último nivel denominado artículo.
4.2. Otras aplicaciones.
PICA (Plan Integral de Contratación Administrativa)
Es el instrumento básico de planificación del Órgano Gestor constituido por el conjunto agregado de obras, bienes y servicios que deben ser adquiridos por el mismo, para atender su previsión de necesidades.
· El objetivo es ordenar oferta y demanda mediante usos de códigos únicos en el SAS.
· Se ajustará a lo firmado en el Contrato Programa.
· Límite: Objetivo de gasto.
· Es necesario identificar las necesidades y designar comisiones técnicas que validen los lotes a licitar.
5. DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE APROVISIONAMIENTO
Son diversos los documentos con los que diariamente se trabaja desde la recepción de géneros, unos son internos y los emiten los diversos departamentos que componen el establecimiento y otros son externos, emitidos por las empresas proveedoras.
La actividad en el almacén supone un flujo continuo de materiales lo que, a su vez conlleva una actividad administrativa necesaria para un correcto control y funcionamiento.
En el «papeleo» de una empresa, de un autónomo también se incluyen comprobantes y justificantes de pago de todo tipo que se amontonan casi a diario a la espera de una inspección contable o de la entrega, si es requerido, en la declaración de la renta. Estos denominados documentos contables son también conocidos como soportes contables y son la «prueba» documental de un suceso que modifica la situación financiera. Por muy meticuloso que pueda parecer guardar cada uno de los tickets de compra o de los talonarios de facturas, el documento contable es un pilar de la contabilidad.
El término incluye diversos tipos de documentos que sirven para «demostrar» las transacciones en la contabilidad: facturas, recibos y tickets son algunos de los tipos de comprobante más cotidianos. Su función es la de documentar salidas y entradas comerciales y registrar cambios en el inventario, de forma que todas las actividades de una empresa sean fehacientes, transparentes y comprobables. Con esto, el documento contable se erige como uno de los documentos mercantiles más importantes de la facturación de las empresas.
5.1. Entradas de mercancías
Documentos que justifican la recepción de mercancías en un almacén
- Pedido, emitido por la empresa y enviado al proveedor.
- Registro de pedidos emitidos.
- Hoja de solicitud de mercancías entre almacenes o entre secciones de la empresa.
- Albarán o nota de entrega, documento que se recibe junto con la mercancía.
- Hoja de recepción: es un documento de carácter interno orientado a dejar constancia de los pedidos y mercancías recibidas en el almacén.
La hoja de recepción debe contener los siguientes campos de datos de información:
- Número de pedido.
- Albarán o nota de entrega.
- Resultado del control de cantidad y calidad.
- Almacén o sección de destino.
- Descripción y código de la mercancía.
- Cantidad recibida, cantidad solicitada y cantidad pendiente de recibir.
5.2. Verificación de facturas.
La verificación de facturas de logística forma parte de la Gestión de materiales (MM).Se sitúa al final de la cadena logística que incluye Compras, Gestión de stocks y Verificación de facturas. En la verificación de facturas de logística se verifican las facturas recibidas en relación con su contenido, precios y aritmética. Cuando se contabiliza la factura, se graban los datos de factura en el sistema. El sistema actualiza los datos grabados en los documentos de factura en Gestión de materiales y en Gestión financiera.
Bibliografía
Servicio Gallego de Salud. Gestión Administrativa. https://www.edu.xunta.gal/centros/cfrpontevedra/aulavirtual2/pluginfile.php/13660/mod_folder/content/0/XESTI%C3%93N%20APROVISIONAMIENTOS.pdf?forcedownload=1
Servicio Público de Salud de Andalucía https://www.sspa.juntadeandalucia.es/servicioandaluzdesalud/proveedores/siglo-empresas
AUDITORÍA Y GESTIÓN DE LOS FONDOS PÚBLICOS. Isabel Mª Gámez Peláez Profesora Doctora Departamento de Economía y Administración de Empresas. Universidad de Málaga. http://asocex.es/wpcontent/uploads/PDF/pag%206372%20n%C2%BA%2056.pdf
Dirección de Operaciones. Aspectos tácticos y operativos en la producción y en los servicios. José A. Domínguez Machuca (Universidad de Sevilla)
Apuntes de Contabilidad Analítica, 2001. Universidad de Sevilla. Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales.
Plataforma de Contratación de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears http://www.plataformadecontractacio.caib.es/docs/GuiaContratacion-es.pdf
Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público https://www.boe.es/buscar/pdf/2017/BOE-A-2017-12902-consolidado.pdf
Junta de Andalucía
Jornadas de Compras y Logística de los Servicios de Salud.
