Gestión y administración sanitaria: Unidad 7: Gestión administrativa de proyectos sanitarios.

1. EL PROYECTO. CONCEPTO DE PROJECT MANAGEMENT

¿Qué es un proyecto?

Según la Real Academia Española de la lengua:

El Project Management es una disciplina que abarca la organización, el planeamiento, la motivación y el control de los recursos con la finalidad de alcanzar los objetivos propuestos para lograr el éxito en uno o varios proyectos dentro de las limitaciones establecidas. Estas limitaciones suelen ser el alcance, el tiempo, la calidad y el presupuesto.

En este sentido, las soluciones de la gestión y la dirección de proyectos (metodologías, técnicas, tecnologías, modelos, herramientas) deberán dar soporte al proceso de gestión de proyectos. Este proceso a su vez debe ser el acertado, basado en principios razonables.

Las claves del Project Management para la consecución de los objetivos establecidos de manera exitosa son las siguientes:

Debe tener un alcance controlado.
Debe existir una comunicación constante y efectiva entre las partes interesadas del proyecto.
El plan de proyecto es un camino para lograr los objetivos, responsabilidades y se utiliza para medir el progreso durante el proyecto.
Los objetivos han de ser acordados entre el director del proyecto, el cliente y la dirección de la empresa.
Siempre tiene que existir el apoyo de la dirección.

El objetivo de PMM es ayudar a las organizaciones a generar valor a través de la ejecución de sus proyectos, programas y portafolios, conectando éstos con la estrategia del negocio.

2. PROYECTOS EN EL SECTOR SANITARIO. ORGANIZACIÓN, PLANIFICACIÓN, PROGRAMACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE UN PROYECTO

Se han elaborado muchas definiciones, aunque ninguna suficientemente globalizadora de lo que es el proceso de planificación sanitaria. De forma genérica Knox define la planificación como "Un proceso para determinar cómo alcanzar un objetivo cuando ha sido formulado".

Pueden definirse varios elementos que caracterizan el proceso de planificación:

Reuniendo estos elementos Pineault formula la siguiente definición:

“Un proceso continuo de previsión de recursos y de servicios necesarios para conseguir los objetivos determinados según un orden de prioridad establecido, permitiendo elegir la o las soluciones óptimas entre muchas alternativas, esta elección toma en consideración el contexto de dificultades, internas y externas, conocidas actualmente o previsibles en el futuro.”

PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIÓN

2.1 Niveles de planificación

2.2 Programación de un proyecto de salud. Fases.

Programar consiste en decidir por anticipado lo que se debe hacer. Se trata de prever el futuro que nos planteamos para la comunidad y los medios para alcanzarlo. La tarea de la programación está basada en los resultados del diagnóstico de necesidades.

Debemos seguir este orden, ya que cada fase necesita de la anterior, y todas ellas se relacionan. El proyecto se presenta en un informe escrito en el que se recoge en los sucesivos apartados la organización a lo largo de las cuatro fases.

Diagnóstico

Para hacer el análisis debemos disponer de los datos de salud de la población:

Datos de población: censo, pirámides de población y datos socioeconómicos.

Indicadores de salud: tasas de morbilidad y mortalidad, prevalencia e incidencia de enfermedades, número de camas hospitalarias, de centros de atención primaria y de farmacias, así como los medicamentos consumidos.

Datos del entorno: rural o urbano, y las condiciones de salud ambiental (agua, aire, ruidos, etc.).

Hábitos: alimentarios, de ocio, consumo de tabaco y alcohol.

Encuestas: con respuestas cerradas, de opinión, etc.

Estudio de bibliografía relacionada.

A partir de los datos obtenidos podemos analizar la situación e identificar los problemas de salud, sus causas y sus consecuencias.

Prioridades: ¿qué?, ¿por qué?
Una vez identificados los problemas, nos tenemos que marcar unas prioridades, pues la realidad nos demuestra que siempre va a haber más problemas de los que podemos afrontar. Lo más efectivo es centrarse en un problema concreto, estudiarlo a fondo y dedicarle el tiempo que necesita, lo que por otra parte nos evitará el estrés de exigirnos metas imposibles.

La elección de prioridades la podemos hacer en función de la gravedad del tema, de su trascendencia social o simplemente según los recursos de que disponemos.

Planificación

Objetivos: ¿qué?, ¿a quién?, ¿cuánto?

En primer lugar tenemos que definir de forma clara y concisa un objetivo general. Esta finalidad será la que marque la pauta a lo largo del proyecto.

A continuación, para precisar, se formulan dos o más objetivos específicos, preferiblemente no muchos, para concretar ese objetivo general. Los objetivos específicos son actuaciones concretas, definen tareas, clarifican y facilitan la evaluación del programa.

Destinatarios

Definir la población a la que va dirigido el proyecto (Público objetivo).

Recursos: ¿con qué?

¿Qué vamos a necesitar para llevar a cabo nuestro proyecto?

Recursos humanos: las personas que van a participar. Es el recurso más importante.
Bibliografía: revistas científicas, libros, acceso a Internet.
Cursos de formación.
Material inventariable: ordenadores, cañón de proyección, películas, medidores analíticos y clínicos, balanzas, expositores, etc.
Material diverso: papel, folletos, carteles, material suministrado por laboratorios a modo de publicidad (cepillos de dientes, por ejemplo).

Estrategias: ¿cómo?, ¿dónde?

Tenemos que pensar cuál va a ser la mejor manera de abordar el problema y, para ello, nos centramos en responder a las siguientes preguntas:

Quién va a dirigir y a quiénes: ¿formamos grupos y nombramos un coordinador por grupo?, ¿qué va a hacer cada grupo?

Cómo lo vamos a hacer: ¿qué métodos son los más adecuados, directos o indirectos?

Dónde se va a efectuar el proyecto: ¿en la OF, en colegios, en centros de salud?

A partir de los datos que hemos recogido hasta ahora estableceremos una o varias líneas estratégicas de actuación.

Actividades

Son el conjunto de tareas que vamos a realizar para conseguir los objetivos específicos.

Cronograma: ¿cuándo?
Es importante crear un calendario programado y detallado por días o meses en el que se reflejen las fases del proyecto. Para empezar, un cronograma general, después uno por fase y, para finalizar, elaborar un cronograma con las actividades y las tareas.

Ejecución

Es el momento de poner en práctica todo lo programado. Esta es, pues, la parte visible del proyecto.

A la vez que se vayan realizando las actividades se van evaluando los resultados, y puede que sea necesario realizar pequeñas modificaciones.

Evaluación

Este parámetro sirve para valorar los datos antes, durante y después del proyecto, y conocer así si se han cumplido los objetivos y cuál ha sido la eficacia del trabajo.

Se evalúa todo el proyecto, desde el principio, donde vamos a realizar un estudio para saber cómo está la situación inicial; se sigue con evaluaciones del proceso de cada fase, en cada actividad, y, por último, la evaluación final.

Esto se llama evaluación continua, y a veces requiere mucho tiempo, incluso meses y años, comprobar si se han logrado cambios en los hábitos de la población.

La evaluación puede ser cualitativa o cuantitativa:

Cualitativa: evaluamos si se han conseguido los objetivos (Sí/No). Si hemos observado cambios de conducta, si se han mejorado los servicios sanitarios, el grado de satisfacción conseguido, etc.

Cuantitativa: se miden con cifras los datos y los cambios en los indicadores de salud conseguidos con el proyecto: número de ejemplares de folletos informativos distribuidos, porcentaje de personas asistidas, prevalencia, etc.

Con todos estos datos podemos llegar a unas conclusiones que recogen los resultados obtenidos, los errores detectados y sus posibles causas y, también, las alternativas de mejora.

Esto servirá para ayudar a la puesta en marcha de nuevos planes y programas.

El proyecto acaba con la elaboración de una memoria donde se recogen todos los aspectos del proyecto.

3. APLICACIONES OFIMÁTICAS EN PROYECTOS DE GESTIÓN

En la gestión de proyectos el primer desafío es alcanzar la meta y los objetivos dentro que son el alcance, el tiempo, la calidad y el presupuesto. El desafío secundario es optimizar la asignación de recursos de las entradas necesarias e integrarlas para alcanzar los objetivos predefinidos. Por estos motivos las herramientas de gestión de proyectos desempeñan un papel crucial.

Un gestor de proyectos es una herramienta o software que permite llevar un control minucioso de un proyecto. El control implica a todas las partes del mismo, como son la planificación, la coordinación o la propia ejecución de tareas.

Dentro de cada proyecto se pueden gestionar básicamente tareas, tiempos y responsables. A partir de estos requisitos mínimos cada gestor de proyectos puede incorporar otras especificaciones que harán más complejo su funcionamiento, por ejemplo hay gestores que controlan el tiempo empleado por cada usuario, diagramas de gantt o de pert, gestionar las dependencias y prioridades de las tareas, registro histórico....

La utilización del gestor de proyectos puede ser algo específico de la persona encargada de la gestión del proyecto, siendo entonces un programa que el gestor utiliza para saber acerca de la marcha del mismo; o una herramienta que utilice todo el equipo de desarrollo para saber las tareas que tienen pendientes y la marcha de cada una de ellas.

Algunas de estas herramientas son:

4. CONVERSIÓN Y CONSERVACIÓN DIGITAL DE DOCUMENTOS

4.1. Conversión digital de documentos

Se trata de un proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital.

La digitalización de documentos es una forma de capturar y almacenar imágenes utilizando la tecnología informática. La información digitalizada queda posteriormente almacenada en diversos soportes que permiten guardar grandes cantidades de datos en poco espacio.

Las diferentes formas de almacenamiento de la información, en la que conviven herramientas digitales con documentos en formato papel, el desmesurado crecimiento de los Archivos Clínicos y la dificultad para el acceso inmediato y simultáneo de la documentación clínica, son algunas de las razones fundamentales para abordar un proyecto de digitalización y transformación de las Historias Clínicas Activas.

Cuando digitalizamos la documentación tenemos que hacerlo de forma que la información sea utilizable, accesible y esté disponible.

Beneficios de la digitalización de documentos

4.2 Conservación de documentos.

La información digital es intrínsecamente más fácil de alterar que las tecnologías tradicionales de papel o microfilm. Los soportes de almacenamiento digital tienen menos esperanza de vida y requieren de la existencia de unas tecnologías para acceder a los mismos que cambian a una velocidad incluso

mayor que los propios formatos. Además se deterioran más fácilmente haciendo que se pierdan los contenidos.

A causa de la rapidez de los cambios tecnológicos, el lapso de tiempo en que se deben considerar los problemas de preservación y conservación de los documentos digitales se acorta considerablemente. El tiempo transcurrido entre la producción de los documentos y la necesidad de definir estrategias de preservación de los mismos es mucho más corto en el entorno electrónico que en el impreso.

CONSERVACIÓN DE LOS SOPORTES

La naturaleza del medio físico en el cual los datos digitales están almacenados presenta uno de los mayores retos a la conservación del contenido digital. A ello contribuye la enorme variedad de tipos de soportes, su a menudo rápida obsolescencia y su vulnerabilidad ante la degradación física. Un almacenamiento inadecuado suele ser la razón más habitual que provoque un fallo prematuro en los medios.

Las opciones disponibles en este momento de soportes a largo plazo incluyen:

La necesidad de reemplazar los sistemas de almacenamiento implica costes recurrentes, que cubran el equipo propiamente dicho así como el proceso de transferencia de los datos que preceden y siguen a la instalación de los equipos.

5. REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES.

La comunicación en el caso de la administración de las organizaciones es muy importante para la consecución de los objetivos. La comunicación organizacional se establece por diferentes vías, siendo una de ellas la presentación de informes de manera escrita y oral.

El informe como elemento de comunicación, ha de poseer una serie de características para que cumpla con su cometido primordial.

El informe debe poseer al menos dos características esenciales:

a) que las personas a las que va dirigido lo lean porque es bueno y consistente.

b) que otras personas que no necesariamente sean especializadas en la materia de la que trata el documento, lo puedan comprender sin mayores dificultades.

Conforme las técnicas utilizadas para recopilar la información, el contenido del informe debe indicar cómo es que se va a analizar el objeto de estudio: si es que se van a comparar los datos, si se va a desarrollar un análisis de contenido, si se presentará una visión crítica de los hallazgos o cualquier otro elemento que aclare la objetividad del tema tratado.

Es un informe viable aquel que expone con claridad los elementos tomados en consideración para su desarrollo. Los informes evaluativos, a modo de ejemplo, han de ser muy rigurosos con el método, por cuanto toda evaluación implica un criterio. Todo criterio, por norma, debe ser objetivo. El criterio subjetivo, es el que se fundamenta en juicios de valor, los cuales no parten de la evidencia. El criterio objetivo, por el contrario, se basa en la evidencia. La ciencia está basada en lo que tiene certeza, en lo que es verificable. Repasar si todo criterio exteriorizado en el informe tiene base en hechos verificables, es una tarea básica para su consolidación como documento. Todo ello enlazado con la lógica de exposición coherentemente hilvanada.

5.1 La estructura de un informe.

Basándonos en un modelo de informe del Ministerio de Sanidad podemos decir que un informe tiene la siguiente estructura: